Masz dokument z kwestionowanym podpisem i kilka innych pism tej samej osoby. Przed wysłaniem ich do badania warto uporządkować pochodzenie, daty i formę każdego dokumentu. Dobrze opisany zbiór pozwala szybciej ustalić, które zapisy mogą służyć do porównania i jakich materiałów jeszcze brakuje. Poniższa lista dotyczy przygotowania sprawy do konsultacji; dobór próbek do właściwego badania pozostaje zadaniem eksperta.
Oddziel dokument kwestionowany od porównawczego
W pierwszej grupie umieść dokumenty, których zapis budzi wątpliwości. W drugiej wymień dokumenty proponowane do porównania. Do każdego dopisz, dlaczego przypisujesz znajdujące się na nim pismo konkretnej osobie. Informacja „znaleziono w jej teczce” oznacza coś innego niż wskazanie dokumentu, którego podpisanie zostało potwierdzone w znanych okolicznościach.
NIST odróżnia pismo o ustalonym pochodzeniu od materiału kwestionowanego. Materiał porównawczy może obejmować zapisy powstałe w zwykłym toku życia oraz próbki pobrane specjalnie do badania. Ich charakter i pochodzenie powinny być rozpoznane przed porównaniem. [1]
Uzgodnij rodzaj zapisu i okres
Powiedz, czy badanie dotyczy rozbudowanego tekstu, krótkiego podpisu, parafy czy cyfr. Według ENFSI znaczenie ma porównywalność zapisów, ich ilość pozwalająca ocenić naturalną zmienność oraz, zależnie od sprawy, bliskość czasu powstania. Nie istnieje jedna liczba kartek, która zapewnia wystarczający materiał w każdej sprawie. [2]
Na potrzeby pierwszego kontaktu sporządź zestawienie: dokumenty z okresu zbliżonego do spornego zapisu, wcześniejsze i późniejsze. Nie musisz samodzielnie odrzucać żadnej grupy. Jeżeli znasz tylko przybliżony rok, oznacz go jako przybliżony. Data wydrukowana w treści dokumentu nie zawsze wyjaśnia dokładny moment wykonania ręcznego zapisu.
Przygotuj prosty spis
Wystarczy tabela lub lista z pięcioma informacjami przy każdej pozycji:
- Oznaczenie: krótka nazwa, np. „umowa A, strona 3”.
- Postać: oryginał, skan, fotografia albo kserokopia.
- Okres: znana lub przybliżona data wykonania zapisu.
- Pochodzenie: skąd masz dokument i co wiadomo o jego podpisaniu.
- Zawartość: podpis, parafa, tekst ręczny lub cyfry oraz ich lokalizacja.
Oznaczenia umieszczaj w osobnym spisie, na opakowaniu albo w nazwach kopii roboczych. Nie trzeba numerować długopisem oryginałów. Jeśli dokument zawiera kilka zapisów różnych osób, wskaż to w opisie. Unikniesz sytuacji, w której ekspert miałby domyślać się, co dokładnie proponujesz do porównania.
Nie wybieraj wyłącznie najbardziej podobnych podpisów
Do konsultacji przedstaw dostępny zbiór wraz z opisem, również gdy część podpisów wygląda inaczej niż pozostałe. Możesz zaznaczyć własne wątpliwości, ale nie porządkuj dokumentów według oczekiwanego wyniku. Praktycznie najwygodniej zachować kolejność chronologiczną i wskazać pozycje, których pochodzenia nie potrafisz potwierdzić.
Oddziel także obserwacje od domysłów. „Dokument sporządzono po urazie ręki” to informacja wymagająca wskazania podstawy. „Ta osoba miała wtedy inne pismo” jest wstępną oceną, którą trzeba dopiero odnieść do materiału. Przekazuj tylko dane potrzebne do wyjaśnienia konkretnej kwestii; zakres dodatkowej dokumentacji można uzgodnić podczas konsultacji.
Próbki do badania ustal z ekspertem
Nie organizuj samodzielnie wielokrotnego przepisywania spornego tekstu ani kopiowania zakwestionowanego podpisu. Jeżeli będą potrzebne próbki pobrane specjalnie do porównania, wcześniej trzeba uzgodnić ich zakres i warunki uzyskania. W sprawie prowadzonej przez sąd lub inny organ sposób pozyskania materiału należy również odnieść do trybu postępowania.
Przykładowo: dysponujesz trzema podpisami na umowach, formularzem wypełnionym ręcznie oraz zdjęciem starego listu. W pierwszej wiadomości opisz wszystkie rodzaje materiału. Zapytaj, które oryginały będą potrzebne i czy dostępny zbiór odpowiada pytaniu o podpis na konkretnej umowie. Taki opis jest użyteczniejszy niż przesłanie kilkudziesięciu plików bez objaśnień.
Ustal sposób przekazania i dalszy krok
Przed wysyłką uzgodnij odbiór, zabezpieczenie przesyłki, potwierdzenie listy dokumentów i ich późniejszy zwrot. Jeśli masz wyłącznie kopie, zaznacz to. Wynikiem wstępnej konsultacji może być zarówno określenie możliwego badania, jak i lista konkretnych braków. Prześlij opis dokumentów do oceny lub sprawdź różnice między oryginałem a skanem.
Źródła
- NISTIR 8282R1, Forensic Handwriting Examination and Human Factors, 2021, słownik: Known Writing; rozdział 1.2.4.
- ENFSI, Best Practice Manual for the Forensic Handwriting Examination, wydanie 4, 2022, załącznik 4, pkt 4.2.4.
Data dostępu do źródeł: 23.10.2026.